Zapraszamy do lektury trzeciego tekstu z cyklu Growing Pains pod kątem planowania i tworzenia skutecznych strategii dla organizacji.
W tej części skupiamy się na wyzwaniu: „Wielu pracowników nie wie, co robią inni. Niejasność ról w firmie: przyczyny i rozwiązania”.
Problem niejasności ról i obowiązków pracowników jest często spotykany. Sytuacja, w której pracownicy nie są pewni, jakie zadania wykonują ich koledzy z innych działów, może prowadzić do konfliktów i obniżać efektywność pracy. Jak podkreślono w książce „Wyzwania wzrostu. Jak zbudować trwale wygrywającą organizację„, brak sformalizowanej struktury organizacyjnej i niejasne relacje między członkami zespołu są głównymi przyczynami tego problemu.
Efektywna komunikacja wewnętrzna. Przyczyny problemu
- Brak jasno określonego podziału ról i obowiązków
- Niewystarczająca komunikacja wewnętrzna
- Brak formalnego procesu onboardingowego dla nowych pracowników
- Niedostateczne szkolenia i rozwój pracowników
Rozwiązania
Sformalizowanie struktury organizacyjnej
Pierwszym krokiem jest stworzenie jasnego schematu organizacyjnego, który definiuje role, obowiązki i hierarchię. Jasne zdefiniowanie ról i odpowiedzialności pozwala pracownikom lepiej rozumieć, jak ich praca wpływa na cele firmy i gdzie mogą szukać wsparcia.
Ulepszenie komunikacji wewnętrznej
Wprowadzenie regularnych spotkań aktualizacyjnych między działami oraz ulepszenie systemów komunikacji wewnętrznej pomaga w utrzymaniu świadomości pracowników na temat działań ich kolegów.
Komunikacja wewnętrzna w organizacji odgrywa ważną rolę w budowaniu silnej i spójnej kultury korporacyjnej, motywując pracowników i zwiększając ich zaangażowanie. Mówiąc na temat komunikacji, warto zaznaczyć, co to jest i dlaczego jest tak ważna. Jest to proces wymiany informacji i idei między wszystkimi poziomami organizacji, który umożliwia pracownikom lepsze rozumienie celów firmy i ich roli w ich realizacji. Skuteczna komunikacja wewnętrzna pomaga w eliminowaniu nieporozumień i konfliktów, co przekłada się na wyższą produktywność i efektywność operacyjną. Badania przeprowadzone przez Tower Watson wykazały, że firmy z efektywną komunikacją wewnętrzną często osiągają lepsze wyniki finansowe, co potwierdza jej znaczenie dla sukcesu organizacji.
Co więcej, motywowanie pracowników jest ściśle powiązane z efektywną komunikacją. Pracownicy, którzy są na bieżąco informowani o działaniach firmy, czują się bardziej zaangażowani i docenieni, co bezpośrednio wpływa na ich motywację do pracy. Skuteczna komunikacja pomaga również liderom lepiej zarządzać zespołami, dostarczając im narzędzi niezbędnych do inspirowania i prowadzenia swoich podwładnych. Dzięki temu pracownicy są bardziej skłonni do podejmowania dodatkowych zadań i inicjatyw, co sprzyja innowacyjności i kreatywności w całej organizacji.
Efektywna komunikacja wewnętrzna jest fundamentem budowania zaufania i transparentności w organizacji. Pracownicy, którzy czują, że są informowani o ważnych decyzjach i zmianach, mają tendencję do większego zaufania do swoich liderów i samej firmy. To zaufanie jest kluczowe w kryzysowych momentach, gdy potrzebna jest szybka i zdecydowana akcja. Transparentność w komunikacji zapewnia również, że wszyscy pracownicy rozumieją swoje role i oczekiwania wobec nich, co jest niezbędne do osiągnięcia celów organizacji.
Wdrożenie narzędzi wspierających współpracę
Narzędzia takie jak Slack, Microsoft Teams, czy Asana ułatwiają komunikację i współpracę między zespołami, umożliwiając dzielenie się wiedzą i postępami w czasie rzeczywistym.
Wdrożenie procesu onboardingowego
Każdy nowy pracownik powinien przechodzić przez szczegółowy proces wprowadzający, który nie tylko objaśnia jego rolę, ale także uczy o strukturze firmy i zadaniami innych działów.
Proces onboardingu pracownika jest istotnym elementem strategii zarządzania zasobami ludzkimi, który znacząco wpływa na efektywność i zaangażowanie nowo zatrudnionych osób. Onboarding nie tylko ułatwia nowym pracownikom szybsze adaptowanie się w nowym środowisku pracy, ale również buduje fundament pod długoterminową współpracę i lojalność wobec firmy. Dział HR odgrywa tutaj centralną rolę, projektując proces onboardingu tak, aby zapewnić nowym pracownikom wszystkie niezbędne informacje i narzędzia potrzebne do efektywnego włączenia się w struktury organizacji. Wdrożenie takiego procesu, często wspierane przez narzędzia typu HCM (Human Capital Management) deck, pozwala na zautomatyzowanie wielu elementów onboardingu, co przekłada się na jego większą efektywność i spójność.
Szkolenie wstępne jest nieodłączną częścią procesu onboardingu, które ma na celu nie tylko przekazanie wiedzy na temat zadań i obowiązków, ale również wprowadzenie nowego pracownika w kulturę i wartości panujące w organizacji. Taki kompleksowy onboarding umożliwia szybsze osiągnięcie przez nowych pracowników pełnej produktywności oraz pomaga w budowaniu pozytywnych relacji z kolegami z zespołu. Badania przeprowadzone przez SHRM (Society for Human Resource Management) wykazały, że skuteczny onboarding znacząco obniża rotację pracowników i zwiększa ich satysfakcję z pracy, co bezpośrednio przekłada się na wyniki finansowe firmy.
Ostatecznie, proces onboardingu jest ważny nie tylko dla nowych pracowników, ale również dla samej organizacji, ponieważ wpływa na jej zdolność do przyciągania i utrzymania talentów. W erze globalnej konkurencji o najlepsze kadry, firmy, które inwestują w rozwinięte programy onboardingu, wyróżniają się na rynku jako atrakcyjne miejsca pracy. Dzięki temu mogą nie tylko przyciągnąć, ale i zatrzymać wysoko kwalifikowanych pracowników, co jest kluczowe dla innowacyjności i konkurencyjności na rynku. W tym kontekście, rola działu HR i stosowanie narzędzi takich jak HCM deck stają się nieocenione w budowaniu trwałej przewagi konkurencyjnej poprzez strategię zarządzania talentami.
Promowanie kultury otwartości i współpracy
Budowanie kultury, gdzie ceni się otwartą komunikację i współpracę, zwiększa zaangażowanie pracowników i poprawia efektywność pracy. Promowanie transparentności, wzajemnego wsparcia i otwartości na feedback jest kluczowe.
Programy szkoleniowe i rozwój
Inwestycje w szkolenia i rozwój pracowników pomagają im lepiej zrozumieć własne role oraz jak ich praca wpisuje się w cele organizacji.
Przykłady sukcesu
- Google promuje kulturę współpracy, gdzie spotkania „TGIF” (Thank God It’s Friday) i otwarte przestrzenie biurowe zachęcają do dzielenia się pomysłami
- Spotify wprowadził model „squads” i „tribes”, promując autonomiczne zespoły skupione na wspólnych celach, co pozwala na elastyczność i innowacyjność przy zachowaniu spójności strategicznej
Efektywna komunikacja wewnętrzna. Podsumowanie
Efektywna komunikacja wewnętrzna to przede wszystkim przełamanie barier komunikacyjnych i budowanie kultury współpracy — to klucz do zwiększenia efektywności operacyjnej i innowacyjności.
Inwestycja w narzędzia wspierające współpracę, organizacja regularnych spotkań międzydziałowych i promowanie otwartości mogą znacząco poprawić operacyjność firmy.
Istotne dla sukcesu jest wspólne dążenie do celu, wspierane przez jasną strukturę organizacyjną, efektywną komunikację, kompleksowy onboarding i ciągły rozwój. Rozwiązanie problemu niejasności ról wymaga zaangażowania na wszystkich poziomach organizacji, co prowadzi do tworzenia spójnego i efektywnego zespołu.