Zapraszamy do lektury siódmego tekstu z cyklu Growing Pains pod kątem planowania i tworzenia skutecznych strategii dla organizacji.
W tej części skupiamy się na wyzwaniu: „Większość uważa, że spotkania są stratą czasu. Przekształcenie spotkań w cenne narzędzie jest możliwe”.
Spotkania biznesowe są niezbędną częścią funkcjonowania każdej organizacji, lecz często postrzegane są też jako marnotrawstwo czasu. Nieproduktywne sesje na Google Meet czy Microsoft Teams mogą prowadzić do frustracji i demotywacji zespołów. Jak więc sprawić, by spotkania stały się czasem wartościowym, sprzyjającym wymianie pomysłów, rozwiązywaniu problemów i budowaniu zespołu?
Nieefektywne spotkania często wynikają z braku jasnego celu, słabej organizacji, nadmiernej liczby uczestników oraz braku konkretnych wyników.
Spotkania w zespole. Jak się nimi zająć?
Kluczem jest zaplanowanie każdego spotkania z jasno określonym celem i agendą, udostępnioną uczestnikom przed spotkaniem. Pozwala to na lepszą przygotowanie i skupienie się na istotnych kwestiach.
Agenda spotkania jest ważnym elementem, który zapewnia jego skuteczność i efektywność. Wartościowa agenda powinna być przemyślana i zorganizowana tak, aby maksymalizować produktywność czasu spędzonego na spotkaniu. Oto co warto zawrzeć w agendzie spotkania:
- Cel spotkania. Jasno zdefiniowany cel lub cele spotkania powinny być podane na początku agendy. To pomaga uczestnikom zrozumieć, po co się spotykają i co mają osiągnąć.
- Lista uczestników. Wskazanie, kto został zaproszony na spotkanie, pozwala zrozumieć, jakie role i perspektywy będą reprezentowane oraz kto jest odpowiedzialny za poszczególne punkty agendy.
- Harmonogram i czas trwania. Precyzyjne określenie czasu rozpoczęcia i zakończenia spotkania oraz przybliżony czas poświęcony na każdy punkt agendy. To pomaga w utrzymaniu dyscypliny czasowej.
- Punkty do omówienia. Szczegółowa lista tematów do omówienia z przydzielonym czasem i osobą odpowiedzialną za przedstawienie każdego z nich. Ważne jest, aby punkty były uporządkowane logicznie, od najważniejszych do tych mniej pilnych.
- Czas na pytania i dyskusję. Zarezerwowanie czasu na pytania i otwartą dyskusję po omówieniu każdego punktu lub na koniec spotkania. To zachęca do interakcji i zapewnia, że wszelkie wątpliwości zostaną wyjaśnione.
- Decyzje i działania do podjęcia. Przestrzeń na zapisanie decyzji, które zostały podjęte podczas spotkania, oraz działań do realizacji, w tym kto jest za nie odpowiedzialny i jaki jest termin realizacji.
- Materiały pomocnicze. Wzmianka o wszelkich dokumentach, prezentacjach lub innych materiałach, które będą potrzebne lub omawiane podczas spotkania. Jeśli to możliwe, należy je dostarczyć uczestnikom przed spotkaniem.
- Zasady spotkania. Jeśli istnieją specyficzne zasady lub oczekiwania dotyczące spotkania (np. zakaz korzystania z telefonów, oczekiwanie aktywnego udziału), warto je jasno określić.
- Czas na przegląd i zamknięcie spotkania. Zarezerwowanie kilku minut na koniec spotkania na podsumowanie ustaleń, przypomnienie o zadaniach do wykonania i wyznaczenie daty ew. następnego spotkania.
Ponadto w przypadku spotkań zalecamy również poniższe praktyki.
Ograniczenie liczby uczestników, czyli kto powinien wziąć udział
Zapraszanie tylko tych osób, które mają bezpośredni wkład w tematykę spotkania, zwiększa jego efektywność i ułatwia podejmowanie decyzji.
Krytyczne podejście do samej potrzeby spotkania
Rozważenie alternatywnych metod komunikacji, takich jak e-mail, rozmowy telefoniczne, czy korzystanie z narzędzi współpracy online, może zaoszczędzić czas i zasoby.
Zasady spotkań
Ustanowienie zasad, np. zakaz korzystania z urządzeń mobilnych, może znacząco poprawić jakość spotkań. Skupienie uwagi na dyskusji jest kluczowe.
Przykłady sukcesu
- Amazon i zasada „dwóch pizz” skutecznie promuje skupione i efektywne dyskusje poprzez ograniczenie liczby uczestników.
- Google wykorzystuje narzędzie „Dory” do organizowania pytań przed spotkaniami, co przyczynia się do większej organizacji i skupienia na kluczowych tematach.
Spotkania biznesowe. Podsumowanie
Przekształcenie spotkań w cenne narzędzie do budowania zespołów, inspirowania innowacji i osiągania celów wymaga świadomej zmiany podejścia.
Spotkania biznesowe powinny zostać zaplanowane z jasnym celem. Do tego należy stosować: ograniczenie uczestników, krytyczne podejście do konieczności samych spotkań oraz wprowadzenie zasad uczestnictwa. To klucz do efektywniejszej komunikacji i współpracy.
Implementując te strategie, firmy mogą maksymalizować wartość spotkań jako narzędzia wspierającego rozwój organizacji.