Zapraszamy do lektury pierwszego tekstu z cyklu Growing Pains pod kątem planowania i tworzenia skutecznych strategii dla organizacji.
W tej części skupiamy się na wyzwaniu: „Pracownicy mają poczucie, że dzień jest za krótki na wykonanie wszystkich zleconych zadań”
W wielu organizacjach pracownicy często doświadczają uczucia, że czasu jest zbyt mało na wykonanie wszystkich zadań. Jest to typowy „ból wzrostowy”, który wynika nie tylko z rosnącej ilości pracy, ale także z potrzeby lepszego zarządzania dostępnym czasem i zadaniami.
Nadmierne obciążenie zadaniowe nie tylko obniża efektywność, ale również negatywnie wpływa na zdrowie psychiczne i fizyczne pracowników. Długotrwały stres i brak czasu na regenerację mogą prowadzić do poważnych problemów zdrowotnych.
Zarządzanie czasem. Strategie radzenia sobie z problemem
Ustalanie priorytetów
Kluczowe jest rozpoczęcie każdego dnia od sporządzenia listy zadań, klasyfikując je według pilności i ważności, do czego zachęcają m.in. tak znani specjaliści ds. zarządzania jak Brian Tracy. Skupienie na zadaniach, które mają największe znaczenie dla celów firmy, jest pierwszym krokiem do efektywnego zarządzania czasem.
Techniki zarządzania czasem
Wykorzystanie technik takich jak metoda Pomodoro, czyli podział czasu pracy na okresy skoncentrowanej aktywności przeplatane krótkimi przerwami, okazuje się być skutecznym narzędziem w poprawie wydajności pracy.
Delegowanie zadań
Identyfikacja zadań, które mogą być przekazane innym, jest kluczowa. Delegowanie odciąża, buduje zaufanie i rozwija umiejętności zespołu. Bardzo przyczynia się też do dobrego work life balance.
Narzędzia wspomagające organizację pracy
Aplikacje do zarządzania projektami, takie jak Asana czy Trello, umożliwiają lepszą organizację pracy i współpracę zespołową.
Macierz Eisenhowera
Macierz Eisenhowera, znana również jako Macierz Priorytetów lub Zasada Eisenhowera, to narzędzie do zarządzania czasem pomagające w klasyfikowaniu zadań według ich pilności i ważności. Pozwala na lepsze zrozumienie, które zadania wymagają natychmiastowej uwagi, a które mogą poczekać.
Macierz składa się z czterech kwadrantów:
- Ważne i pilne (do zrobienia natychmiast) – zadania, które wymagają natychmiastowego działania. Są to kryzysowe sytuacje lub projekty z bliskimi terminami. Przykładami mogą być nagłe problemy, które muszą być rozwiązane od razu, aby uniknąć poważnych konsekwencji.
- Ważne, ale niepilne (do zaplanowania) – zadania ważne dla długoterminowych celów i sukcesów, które nie wymagają natychmiastowego działania. Te zadania wymagają planowania i przydzielania czasu, aby je realizować bez presji. Przykładami mogą być planowanie kariery, rozwój osobisty, czy budowanie relacji.
- Nie ważne, ale pilne (do delegowania) – zadania, które wydają się wymagać natychmiastowej uwagi, ale nie przyczyniają się bezpośrednio do naszych długoterminowych celów. Te zadania są idealnymi kandydatami do delegowania innym, jeśli to możliwe. Przykłady to niektóre spotkania, telefonat czy zapytania e-mail.
- Nie ważne i niepilne (do eliminowania) – zadania, które nie mają dużej wartości dla naszych celów ani nie są pilne. Te zadania często stanowią rozpraszacze i powinny być zminimalizowane lub całkowicie wyeliminowane. Przykłady mogą obejmować przeglądanie mediów społecznościowych bez celu lub zajmowanie się czynnościami, które nie przynoszą wartości.
Używanie macierzy Eisenhowera może pomóc w lepszym zarządzaniu czasem poprzez skoncentrowanie się na zadaniach, które naprawdę mają znaczenie, poprawiając produktywność i efektywność. Pomaga również w redukcji stresu, ponieważ użytkownik może jasno zidentyfikować i skupić się na zadaniach, które wymagają jego uwagi, delegując lub eliminując te mniej istotne.
Zarządzanie czasem. Organizacja pracy może być znacznie lepsza
Skuteczne zarządzanie czasem i priorytetyzacją zadań jest niezbędne w dzisiejszym świecie pracy. Implementacja strategii, jak ustalanie priorytetów, wykorzystanie efektywnych technik zarządzania czasem, delegowanie zadań oraz korzystanie z nowoczesnych narzędzi, może znacząco poprawić produktywność i samopoczucie pracowników.
Dodatkowo, w książce „Wyzwania wzrostu. Jak zbudować trwale wygrywającą organizację” zwraca się uwagę na konieczność regularnego przeglądu i oceny sposobu wykorzystania czasu pracy. Zaleca się, aby menedżerowie i pracownicy prowadzili rejestr czasu poświęcanego na różne czynności, co pozwala na identyfikację obszarów wymagających optymalizacji.
Takie podejście, wsparte formalnymi opisami stanowisk i klarownym określeniem oczekiwań, umożliwia nie tylko lepsze zarządzanie czasem, ale także sprzyja rozwojowi kompetencji zarządczych i przywódczych na wszystkich poziomach organizacji.
Wdrażając te zalecenia, organizacje mogą skuteczniej zarządzać jednym z najcenniejszych zasobów – czasem – przyczyniając się tym samym do zdrowszego i bardziej produktywnego środowiska pracy.